Description du traitement des données

• Gestion des formations continues UL du personnel
• Création du catalogue de formation UL
• Gestion du wokflow des inscriptions aux formations des personnels (inscription agent, validation n+1)
• Présentation statistique des formations du personnel avec export pour entretien annuel.

Les données seront traitées par:

• Administrateurs fonctionnels (droit donné par la DN/SIED à des personnels de DRH/Service accompagnement des personnels) : consulation profil personnel UL, données de workflow, session de formation avec formateur, suivi de formation, évaluation de la formation, accès aux statistiques
• Administrateur technique (DN/SIED) : même accès + gestion des droits des administrateurs fonctionnels
• Administrateur de l'AMU : accès à toutes les données
• Personnel UL: toutes ses données, y compris celles du workflow
• n+1: visualisation des fiches des n-1

Elles seront conservées selon les modalités suivantes:

Les données sont conservées au maximum jusqu'au 80 ans de la personne (suppression manuelle effectuée par les services des ressources humaines).

Objet du traitement des données

Finalités

• Gestion des formations continues UL du personnel
• Création du catalogue de formation UL
• Gestion du wokflow des inscriptions aux formations des personnels (inscription agent, validation n+1)
• Présentation statistique des formations du personnel avec export pour entretien annuel.

Base légale

Mission d'intérêt public (article 6.1.e du RGPD) pour les personnels UL tels que définis ci-dessous..

Exécution d'un contrat (article 6.1.b du RGPD) pour les formateurs hors UL.

Données traitées

Catégories et origines des données traitées

• Données reprises des personnesl UL (fonctionnaires, contractuels, doctorants sous contrat, hébergés CNRS INRIA INRAE)

mail (SIHAM), civilité (SIHAM), nom (SIHAM), prénom (SIHAM), affiliation (statut principal: poste, composante d'affectation, service), login (ldap) (uniquement pour identification), Affectation princiaple (SIHAM), classement par domaine de l'activité du personnel (SIHAM), catégorie du personnel (SIHAM), date de naissance (SIHAM), téléphone (SIHAM), adresse (SIHAM).

Ces données ne sont remontées que lorsque la personne se connecte.

• Données créées dans l'application:

Personnels UL :

- Données de profil Personnel UL (saisi par le personnel UL) :
n+1 (Nom, Prénom, Mail) (si enseignant alors n+1 est enseignant lui même), Correspondant formation (Nom, prénom, mail), Adresse professionnelle (+code postal + ville), fonction exercée

- Données de Workflow :
Inscriptions aux sessions de formation (horodatage) en tant que personnel UL ou n+1, sessions de formation (suivies ou pas), évaluations des formations par les personnels UL

Formateurs :

Les formateurs sont saisis par la gestion des ressources humaines : nom, prénom, mail, téléphone, site web, publié ou non (systématiquement renseigné à non: les informations ne sont visibles que des gestionnaires).

• Gestion des statistiques

Statistiques non anonymisées et possibilité d'export de l'historique pour les entretiens professionels

Remontées anonymisées au ministère de tutelle

Personnes concernées

Personnels UL et formateurs UL (fonctionnaires, contractuels, doctorants sous contrat, hébergés CNRS INRIA INRAE)

Formateurs hors UL : signature d'une convention avec les ressources humaines dont article 10 

Destinataires des données (y compris les partenaires extérieurs à l’université)

• Administrateurs fonctionnels (droit donné par la DN/SIED à des personnels de DRH/Service accompagnement des personnels) : consulation profil personnel UL, données de workflow, session de formation avec formateur, suivi de formation, évaluation de la formation, accès aux statistiques
• Administrateur technique (DN/SIED) : même accès + gestion des droits des administrateurs fonctionnels
• Administrateur de l'AMU : accès à toutes les données
• Personnel UL: toutes ses données, y compris celles du workflow
• n+1: visualisation des fiches des n-1

Solution hébergée par l'AMU (Aix-Marseille Université) sur ses propres serveurs. (Cf convention de mise à disposition en pièce jointe)

Transferts des données hors UE

Non concerné

Durée de conservation des données

Les données sont conservées au maximum jusqu'au 80 ans de la personne (suppression manuelle effectuée par les services des ressources humaines).

Sécurité

Sécurité informatique, organisationnelle et structurelle de l'hébergeur AMU (Aix-Marseille Université, Cf convention de mise à disposition en pièce jointe)
Authentification:Shibboleth

  Analyse d'impact 

Non concerné.

Vos droits sur les données vous concernant

Conformément aux dispositions du Règlement général sur la protection des données N°2016/679 (RGPD) et de la loi N°78-17 dite « Informatique et Libertés », vous disposez de droits d'accès, rectification, opposition, effacement, limitation et portabilité de vos données.

Pour les exercer vous pouvez :

contacter l'adresse mail drh-formation-continue-pers@univ-lorraine.fr

Pour plus d’information sur vos droits et la protection de vos données personnelles ou pour une réclamation, vous pouvez consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à cette adresse : www.cnil.fr