Principe

Dans le cadre, par exemple, d'une relation de travail "directeur / secrétaire", il peut être intéressant pour le directeur de permettre à son / sa secrétaire d'envoyer du courrier à sa place, sous son identité.
Ce document explique la démarche à suivre pour configurer cette délégation.

• Créer une délégation
  
  Depuis le compte qui délègue, ici celui de Jean Directeur, aller dans l'onglet 'Préférences', puis 'Comptes', et cliquer sur 'Ajouter un délégué'.
  
  Renseigner l'adresse email de la personne qui doit pouvoir utiliser l'identité de Jean Directeur, ici Marie-Françoise Secretaire.
  
  Choisissez le type de délégation. Il en existe deux.
  

  - 'Envoyer comme' : Jean Directeur apparaîtra comme l'unique expéditeur du message (comme si Jean Directeur l'avait envoyé lui-même).
  - 'Envoyer de la part de' : L'expéditeur du message sera "Marie-Françoise Secretaire de la part de Jean Directeur".
  
  Vous pouvez autoriser l'une ou l'autre des deux méthodes, ou les deux à la fois, afin de permettre à Marie-Françoise Secretaire de sélectionner elle même l'identité la mieux appropriée au message qu'elle souhaite envoyer.
  
  

  

Lors de toute création / modification des droits de délégation, la personne concernée par la délégation reçoit un message d'information expliquant ce nouveau droit.

Voici ce message dans la boite de Marie-Françoise Secretaire après création de la délégation.

• Utiliser une délégation

Lors de la rédaction d'un nouveau message, Marie-Françoise Secretaire peut alors choisir l'identité sous laquelle elle souhaite envoyer son message.

• Révoquer une délégation

Si Marie-Françoise Secretaire change de service, monsieur Jean Directeur souhaitera probablement révoquer la délégation accordée à son ancienne secrétaire.

Depuis le compte qui délègue, ici celui de Jean Directeur, aller dans l'onglet 'Préférences', puis 'Comptes', choisir la délégation à supprimer et cliquer sur 'Supprimer'.

Marie-Françoise Secretaire recevra un email lui notifiant la révocation de la délégation et ne pourra plus sélectionner l'identité de M. Directeur lors de la création d'un nouveau message.

• Partager un dossier

Si M. Directeur souhaite partager son dossier 'Réception' avec Mme Secretaire pour qu'elle reçoive les réponses aux courriers qu'elle a envoyés par délégation, il peut procéder ainsi :

Faire un clic droit sur le dossier 'Récéption' et cliquer sur 'Partager dossier'.

Indiquer dans la fenêtre qui s'ouvre l'adresse email de la personne autorisée à accéder au dossier et choisir son rôle (ici Gestionnaire).

Mme Secretaire recevra alors dans sa boite aux lettres un email lui demandant d'accepter le partage de M. Directeur.

Elle devra cliquer sur 'Accepter le partage' pour définir le nom du partage, sa couleur éventuellement, et décider d'avertir ou non M. Directeur de l'acceptation du partage.

La partage apparaîtra alors dans la liste des dossiers de la boite de Mme Secretaire.