Le calendrier Zimbra vous permet de suivre et de programmer vos rendez-vous, réunions et événements, et d'y inviter des collègues. Vous pouvez partager vos calendriers avec vos collègues ainsi que les synchroniser avec votre smartphone.

Affichage des calendriers

On affiche l'agenda ou calendrier en cliquant sur l'onglet Calendrier. L’affichage en mode semaine est défini par défaut. Cela peut être modifié à partir de l’onglet Préférences/Calendrier puis dans la rubrique Général choisir l’affichage par défaut (vue par semaine, vue mensuelle, etc.). L'affichage peut également être modifié temporairement (voir ci-dessous).

Zone 1. Voici la liste de vos calendrier. Pour pouvoir visualiser les rendez-vous ou réunions d'un calendrier, il faut que celui-ci soit activé (coché dans la zone 1). Les informations de plusieurs calendriers peuvent être consultés simultanément, il suffit de cocher la case de chaque calendrier. La vue de Programme permet d'afficher chaque calendriers dans une colonne séparée :

Zone 2. Il est possible de changer le mode d'affichage du calendrier de manière temporaire grâce à cette liste : journée, semaine ouvrée, semaine complète ou un mois ainsi que la liste des activités.

Créer un calendrier

Cliquer sur l'icône + de la Zone 1 (ci-dessus), puis saisissez le nom du calendrier et sélectionnez une couleur.

Créer des réunions et des rendez-vous

 Dans vos calendriers vous pouvez programmer des rendez-vous et y inviter des participants. Cliquez sur Calendrier puis Nouveau et Rendez-vous.

Il existe également une méthode plus rapide pour créer un rendez-vous. Dans le calendrier affiché ci-dessus, il suffit de double cliquer sur une date pour que la fenêtre suivante s'affiche :

Vous pouvez y renseigner un rendes-vous rapide ou bien cliquer sur plus de détails. Une fenêtre s'affichera, composée de 4 sections (seul le champs sujet est obligatoire) :

1 - Détails

2 - Heure

Choisissez la journée entière ou les heures de début et de fin du rendez-vous. Vous pouvez rendre ce rendez-vous redondant. Un bouton Rappel vous permet de choisir un temps où vous recevrez un rappel de votre réunion.

3 - Zone de texte

Vous pouvez écrire ici des précisions concernant le rendez-vous ou la réunion.

Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur "Enregistrer et fermer" pour créer votre rendez-vous.

Autorisations pour consulter vos disponibilités

La fonction Libre/Occupé permet aux autres utilisateurs de consulter vos disponibilités avant de pouvoir programmer une réunion, par exemple. Par défaut, toute personne est autorisée à consulter vos disponibilités.

puis cochez "Exclure ce calendrier pour le rapport des disponibilités".

Vous pouvez définir les personnes qui peuvent consulter vos informations de disponibilité dans tous vos calendriers. Allez dans "Préférences" puis "Calendrier" et choisir les options de la section "Autorisations".

Créer un rendez-vous à partir d'un contact ou d'un mail

Vous pouvez créer un rendez-vous directement à partir d’un mail dans la messagerie ou d’un contact dans les carnets d’adresses.

Répondre à une demande de rendez-vous

Lorsque vous recevez une notification par mail vous indiquant une réunion, cette dernière est ajoutée à votre calendrier et marquée comme Nouvelle. Vous pouvez répondre rapidement à l’invitation depuis le mail ou directement dans votre calendrier.

Les rendez-vous refusés s’affichent quand meme sur votre calendrier dans une vue estompée. Vous pouvez supprimer les rendez-vous à tout moment.

Envoyer vos disponibilités (libre / occupé)

Vous avez la possibilité d’envoyer vos disponibilités à une personne. Il s’agit d'envoyer un lien qui lui permet de consulter l’information « libre/occupé » à partir de votre calendrier. Les détails des rendez-vous ne sont pas visibles. Pour ce faire, Activer l’onglet ‘Calendrier’ puis dans le menu contextuel  à gauche faire un clic droit sur ‘Calendrier’ et  choisir ‘Envoyer par mail le lien Libre/occupé’ :

Saisir l’adresse avant d’envoyer le mail dans la fenêtre de nouveau message contenant le lien. Ci-dessous est représenté un exemple d’affichage dans un navigateur des informations « libre/occupé » :

Sur certains navigateurs les informations sont en Français et dans d'autres elle peuvent s'afficher en anglais.

Ajouter un rendez-vous d'ordre privé

Vous pouvez marquer un rendez-vous comme étant privé. Les détails de ce rendez-vous seront masqués pour les autres utilisateurs, même pour ceux qui partagent vos calendriers. 
Par défaut, un nouveau rendez-vous est marqué comme étant Public. Si vous souhaitez que les rendez-vous que vous créez soient toujours marqués comme étant d’ordre privé, vous pouvez modifier vos préférences de Calendrier.

Répondre à une demande de partage

Voir la rubrique Partages.