Explications

Un créneau est composé d'un ou plusieurs rendez-vous.

L'heure de début et de fin sont modifiables mais le nombre de rendez-vous qu'un créneau peut contenir sera en fonction de la durée du motif.

Un créneau est lié à un motif. Pour créer un créneau, il faudra créer au préalable au moins un motif.

Nouveau créneau

Pour créer un nouveau créneau, il faut cliquer sur . Une fenêtre s'ouvre :

Libellé

C'est le libellé qui représentera le créneau et ses rendez-vous.

Motif

Les motifs affichés sont sélectionnés en fonction du centre courant de l'utilisateur (ici "Vélodrome")

Une fois le motif sélectionné, plusieurs champs seront remplis automatiquement :

• Le libellé
• Le ou les intervenants (groupe ou utilisateur)
• Le nombre de RdV en parallèle en fonction du nombre d'intervenants

Centre / Groupe / Utilisateur

Le choix du centre permet de filtrer les différents motifs

Le champ du groupe et de l'utilisateur sont là à titre indicatifs.

Nombre de RdVs en parallèle

Indique le nombre de rendez-vous qu'un créneau peut avoir en parallèle pour une même heure de début.

Cela peut être utile, par exemple, si plusieurs intervenants s'occupent d'une plage horaire, pour un même motif.

Exemple :

donnera deux rendez-vous sur un horaire unique (ici 14h et 15h)

Date & Horaire

Permet de choisir quand le créneau sera créer et quand il débutera.

Récurrence

Voir le point Récurrence ci-dessous.

Couleur

Afin de mieux différencier les créneaux (et rendez-vous), vous avez la possibilité de leur choisir une couleur spécifique par la plage de couleur. Par défaut, la couleur bleue est choisie

Récurrence

La récurrence permet de répéter, sur plusieurs jours, un créneau jusqu'à une date donnée ou après X occurrences.

Ainsi, ces créneaux seront liés entre eux et permettront de facilement déplacer un rendez-vous ou de modifier un groupe de créneau entier plutôt que un à un.

Il existe 4 types de récurrence :

Une seule fois

Un seul créneau sera créé.

Tous les jours (lundi à vendredi)

Un créneau sera créé tous les jours (hors week-end, jours fériés et jours de fermetures ou d'exceptions)

Toutes les semaines le XX

Un créneau sera créé toutes les semaines le jour sélectionné (hors week-end, jours fériés et jours de fermetures ou d'exceptions)

Si, par exemple, le 21/02/2018 (qui est un jeudi) est sélectionné, la récurrence sera "Toutes les semaines le jeudi"

Une semaine sur 2, le XX

Un créneau sera créé une semaine sur deux, le jour sélectionné (hors week-end, jours fériés et jours de fermetures ou d'exceptions)

Tous les mois le Xeme YY

Idem que précédemment.

Un créneau sera créé tous les mois à partir du jour sélectionné (hors week-end, jours fériés et jours de fermetures ou d'exceptions)

Si, par exemple, le 21/02/2018 (qui est le 3ème jeudi du mois) est sélectionné, la récurrence sera "Tous les mois le 3ème jeudi"

Fin de la récurrence

Deux possibilités s'offrent à vous pour définir la fin de la récurrence :

• une date

Des créneaux seront créés jusqu'à atteindre la date donnée incluse.

Exemple :

Récurrence tous les jours, à partir du lundi 18/02/2019, se terminant le lundi 25/02/2019 nous donnera :

6 créneaux (le 18, 19, 20, 21, 22 et 25 février, car le 23 et 24 février est un week-end)

Récurrence toutes les semaines le mercredi, à partir du lundi 29/04/2019, se terminant le vendredi 31/05/2019 nous donnera :

3 créneaux (le 15, 22 et 29 mai, car le 1 et 8 mais sont fériés)

• un nombre d’occurrences

Le nombre donné de créneaux sera créé, à partir du jour sélectionné. Ce nombre inclus le jour sélectionné

Exemple :

Récurrence tous les jours, à partir du lundi 18/02/2019, se terminant après 5 occurences nous donnera :

5 créneaux (le 18, 19, 20, 21, et 22 février)

Récurrence toutes les semaines le mercredi, à partir du lundi 29/04/2019, se terminant après 3 occurences nous donnera :

3 créneaux (le 15, 22 et 29 mai, car le 1 et 8 mais sont fériés)

Absence

Lorsqu'un motif est lié à un groupe, il est possible de préciser si certains utilisateurs seront présents (en vert et coché) ou non (en rouge et non coché).

Le fait de décocher un utilisateur diminuera de 1 le nombre de rdv parallèle.

Vous verrez alors apparaître sur la gestion de planning ceci :

Et sur le planning :

Édition / Suppression d'un créneau ou plusieurs créneaux

Si un créneau fait parti d'un groupe de créneaux, et que vous souhaitez le modifier ou supprimer, Calcium détectera que ce créneau fait partie d'un groupe et vous proposera deux choix :

• Si vous souhaitez modifier/supprimer seulement le créneau sélectionner

Seulement ce créneau sera modifié, les autres garderont les même paramètres (jour, heure de début etc)

• Si vous souhaitez modifier/supprimer ce créneau et les suivants

Tous les créneaux (y compris celui sélectionné) se situant après le créneau sélectionné seront modifiés.

Si le ou les créneaux ont des rendez vous non libres encore liés

Lors de votre modification / suppression, il se peut que des créneaux ont des rendez-vous en attente. Calcium les détectera et vous proposera soit de les déplacer (si possible), soit de les annuler. Dans les 2 cas, l'étudiant concerné sera averti par mail (si celui-ci à un mail associé) ainsi que les intervenants concernés.

Icônes

Plusieurs icônes peuvent apparaître sur un créneau :