C'est une association qui fonctionne avec un bureau (formé d'un.e Président.e, d'un.e Vice-Président.e, d'un.e Trésorier.e et d'un.e Secrétaire Général.e) et plusieurs pôles :
- Le pôle Logistique
- Le pôle Partenariat
- Le pôle Tracé
- Le pôle Rando
- Le pôle Communication
Elle réunies les deux promotions : les 2A forment le bureau et sont responsables des pôles, tandis que les premières années en font partie.
Président.e et Vice-Président.e
Ces deux postes sont essentiels dans la vie de l’association. En tant que responsable légal de l’association, le.la Président.e et le.la Vice-Président.e sont responsables également de son bon fonctionnement et sont en charge de sa représentation auprès de tous les organismes extérieurs avec qui elle travaille, comme au sein de l'École.
Le.La Vice-Présidente est généralement chargée de la communication interne de l’association tandis que le.la Président.e se concentre sur les contacts extérieurs. Leurs tâches respectives ne sont cependant pas fixées à l’avance pour pouvoir s’adapter au contexte. Ils.Elles sont absolument complémentaires et travaillent en étroite collaboration.
Objectifs et Missions
Gestion d'équipe
Gérer une structure de 30 personnes : l’association est composée de deux promotions d’étudiants (une vingtaine de première année et une dizaine de deuxième année), ce qui implique de devoir faire naître une bonne entente et ambiance entre tous à travers des activités de cohésion pour que tout le monde se sente intégré et prenne du plaisir à travailler ensemble.
Le.La Président.e doivent à chaque instant imaginer la structure de l’association qui s’adapte au mieux au contexte et aux objectifs.
Ils.Elles doivent faire preuve de disponibilités, de réactivité et de lucidité dans leurs choix : quand les membres ne savent plus qui aller voir pour trouver une réponse, c'est au Président qu'ils s'adressent.
Gérer l'équipe au quotidien signifie s'assurer que l'ensemble des membres est impliqué dans la vie et le développement de la structure, et que les projets du moment sont bien répartis entre eux. En dernier recours, si personne n'a envie de s'occuper d'une tâche, c'est à lui que sa réalisation en incombe.
Ils.Elles sont les garants de l’énergie et la motivation de l’association : ils.elles doivent montrer la voie à suivre.
- Représentation de l'association
Avec le Secrétaire Général, il.elle est en charge des discussions avec les autorités gouvernementales avec lesquelles le RAID doit déclarer ses événements : la préfecture, mais également les mairies, et les conseils départementaux dans certains cas.
Cette représentation se décline au niveau des différents partenaires du RAID Mines Nancy : la Marine Nationale, BodyCross, la Banque Alimentaire. Le.La Président.e reste leur interlocuteur privilégié, et doit veiller à soigner les relations avec ces différents acteurs pour conserver les avantages qui en découlent. Il.Elle engage les négociations ces derniers.
Ce rôle vaut également pour l'école. Le.La Président.e est le premier interlocuteur de l’administration, il.elle doit s'assurer que l'équipe et les activités de l’association sont connus de l'administration, bien que nous n’ayons pas d’engagement lié à l’Ecole.
Compétences développées
Capacité d’adaptation, d’organisation et d’anticipation
Prise de responsabilité
Gestion d’équipe et relationnel
Gestion de crise
Créativité dans le développement de l’association
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Prise de responsabilités
En tant que responsable légal, il.elle est amené.e à prendre des décisions et trancher dans les situations indécises. Ces choix s’appuient sur l’opinion du bureau ou de l’ensemble de l’association, mais nombre d’entre eux doivent être pris rapidement, sans pouvoir demander l’avis d’autres personnes.
Il.Elle est en charge de la sécurité des événements, si un problème venait à survenir, c’est lui.elle qui en serait responsable.
Participation à la vie associative des Mines de Nancy
Le.La Président.e échange régulièrement avec les autres associations et clubs pour organiser des évènements internes aux Mines.
Il.Elle fixe les dates des événements, en prenant en compte toutes les contraintes liées aux événements organisés par d’autres associations. Il.Elle cherche des solutions et dirige les négociations lorsque celles-ci sont possibles en cas de friction de calendrier.
Suivi de la stratégie
Le.La Président.e participe à l'élaboration d’un plan d'action pour son mandat et les années futures, et doit par la suite veiller à son application.
Par conséquent, il.elle fixe les deadlines et veille à ce qu’elles soient respectées.
Cette exigence doit également animer le mandat suivant, et il.elle veille à donner toutes les cartes dans les mains de ses successeurs. Il.Elle doit s'assurer que son successeur aura connaissance des enjeux de la structure, et des outils à sa disposition pour poursuivre le développement de l’association.
C’est pourquoi, il.elle met en place des outils d’amélioration continue comme un Drive qui permet de travailler en collaboration et avoir accès aux données des années antérieures.
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Négociation
Esprit d’initiative
Réactivité
Communication, notamment par la prise de parole en public
Trésorier.e
Ces dLe.a trésorier.e s’occupe de la gestion du compte en banque de l’association. Pour cela, il effectue un suivi régulier des dépenses et des rentrées d’argent afin de garantir la disponibilité des fonds nécessaires. Il va aussi être en contact avec les autres pôles pour décider des priorités et de la nécessité des dépenses, que cela soit pour de la commande de matériel ou la visibilité de l’association.
Objectifs
S'assurer de la bonne gestion de la trésorerie de l’association afin de ne pas se retrouver dans des situations qui menacerait l’intégrité et la survie de cette dernière.
Apporter une vision pragmatique sur la viabilité financière des différentes idées de projet proposées au sein de l’association.
Missions
Réalisation d’un budget prévisionnel, actualisé régulièrement pour anticiper au mieux les dépenses et les revenus de l’association. Ce budget est essentiel pour les demandes de subventions
Gestion de l’ensemble des flux financiers, que ce soit les recettes ou les dépenses qui peuvent être exceptionnel ou correspondant à des frais de gestion
Collecte des revenus associés aux événements organisés par l’association, à travers des billetteries en lignes ou tous autres moyens de paiement
Secrétaire Général.e
Le.La secrétaire général.e occupe des rôles assez variés allant des démarches administratives relatives à l’association, à la demande de subvention, en passant par les rédaction de compte-rendu de réunion. Le secrétaire général pourra aussi être amené à épauler le trésorier lors de l’élaboration du budget prévisionnel, ou bien le respo tracé pour le dossier ONF.
Objectifs
- Obtenir un maximum de subventions et permettre au Raid d’avoir lieu en obtenant les autorisations des différentes collectivités.
Missions
- Dossiers de subvention
Différents organismes peuvent donner de l’argent (FSDIE, Crous, Grand Nancy, etc.)
Travailler sur un budget prévisionnel avec le Trésorier
Compiler les devis obtenus par le pôle log
- Dossier préfecture
Elaborer le dossier préfecture
S’assurer de l’accord des communes par lesquelles passe la course
Pôle Partenariat
Le pôle partenariat a pour objectif principal de développer de nouveaux partenariats afin d’obtenir des subventions, du matériel ou de la nourriture. L’idée derrière est de proposer aux coureurs la meilleure expérience possible le jour J et aussi de faire baisser le prix du dossard. Une fois le partenariat créé, il est important de le pérenniser en l’inscrivant dans la durée.
Membres
un responsable de pôle (2A)
trois membres (1A)
Objectifs
- Obtenir un maximum de partenariats. Mettre en place une stratégie de prospection, démarcher de potentiels partenaires, être au contact avec les entreprises et établissements extérieurs.
Missions
Externe à la structure
- Stratégie de prospection
Développer une stratégie de prospection ambitieuse et réaliste et à mettre en place afin de démarcher de nouveaux clients
Réfléchir aux atouts de l’événement
Être au contact des partenaires et des entreprises
afin de trouver de nouveaux partenaires
afin de garder les anciens partenaires
Interne à la structure
Recrutement et formation des nouveaux membres du pôle
Recruter les 3 membres 1A au début de l’année
Activités de formation et de brainstorming autour du pôle
Activités régulières
Mailing
Phoning
Démarchage physique
Visite d’établissements
Compétences requises
Être bon communicant, bien présenter, être à l’aise à l’oral et à l’écrit
Être capable de s’adapter à son interlocuteur
Être efficace, répondre rapidement aux différentes demandes
Être volontaire, savoir prendre des initiatives
Compétences développées
Travail en équipe et management d’équipe
Softskills :
Communication (savoir se présenter, écouter et argumenter)
Art oratoire : trouver les bons mots pour convaincre son ou ses interlocuteurs
Rédaction de mails professionnels
Être à l’écoute, à la fois des partenaires mais aussi de son équipe