Prospection

Le pôle prospection est chargé du développement commercial de la structure. Il a pour but de promouvoir la Junior-Entreprise auprès de différents acteurs afin d’obtenir de nouvelles études. Une grande partie de l’activité de ce pôle à faire de la prospection et du démarchage, mais d’autres axes y sont également développés. Par exemple, ce pôle est en charge des relations Alumni et de la relation avec l'École qui sont deux piliers nécessaires au bon fonctionnement de l’association. De plus, comme tous les autres pôles, il participe à la formation des premières années notamment en les mettant en situation dès le début de l’année lors de formations, puis en travaillant directement avec eux dès la fin du premier semestre. Le dernier axe développé est celui de la gestion des bases de données et des process clients dont dispose la Junior-Entreprise, afin d’optimiser au mieux le travail de prospection et de garder le contact avec nos clients. Finalement, une part importante de l’activité est dédiée à l’établissement d’une stratégie et au maintien de cette dernière afin d'atteindre les objectifs mis en place. 

Membres 

• Un Vice-président/Responsable Prospection

• 3 Chargés/Responsables Prospection

Objectifs 

Élaborer une stratégie commerciale, des objectifs et trouver les moyens à mettre en place pour les réaliser. Démarcher de nouveaux clients, être aux contacts des entreprises, représenter Mines Services. 

Missions 

En interne à la structure 

• Gestion des process et des bases de données

• Mettre à jour les bases de données

• Mettre à jour et éditer les process du fonctionnement du pôle

• Formation du futur mandat 

• Concevoir et délivrer à tout le futur mandat JE les formations obligatoires en lien avec le pôle prospection. 

• Former le futur pôle prospection : créer une dynamique d’équipe, les former en les mettant en situation afin de pouvoir par la suite travailler avec eux en double mandat. 

• Préparer l’audit annuel de fin de mandat 

• Assurer le suivi de l’activité de manière organisée pendant tout le mandat

• Générer tous les documents nécessaires

  
  

En externe à la structure 

• Stratégie commerciale 

• Développer une stratégie commerciale ambitieuse et réaliste à mettre en place afin de démarcher de nouveaux clients

• Réfléchir à l’offre de prestation de Mines Services

• Être au contact des prospects et des clients

• Être au contact avec des prospects afin de pouvoir signer de nouvelles études

• Maintenir le contact avec les anciens clients

• Relation Alumni

• Garder le contact avec les anciens de la JE (création d’une newsletter)

• Mise en place d’un Comité Orientation Stratégique (COS) constitué d’anciens de la JE

• Développer les rapports avec l’administration

• L’administration, de par ses contacts, mais aussi ses éventuels besoins est à même de nous fournir de nouveaux clients ou de mettre en avant notre structure. 

• De bons rapports avec l’administration facilitent les échanges 

Activités régulières 

• Contacter les clients spontanés qui font appel à Mines Services, comprendre leur besoin et leur proposer une offre commerciale 

• Répondre à des appels d’offre sur la plateforme des Junior-Entreprises françaises en mettant en avant Mines Services 

• Assurer le suivi d’étude pour des clients Mines Services

• Mettre au point une stratégie de prospection 

• Former le futur mandat Prospection 

• Être au contact de l’école, développer et pérenniser les rapports avec l’administration

• Contacter les Alumni de la Junior

• Réunions de pôle régulières pour discuter des points précédents

Compétences requises 

• Être bon un communicant, savoir bien présenter, être à l’aise à l’oral et à l’écrit

• Être capable de s’adapter à son interlocuteur 

• Être efficace, répondre rapidement aux différentes demandes

• Être volontaire, savoir prendre des initiatives

Compétences développées

• Travail en équipe et management d’équipe 

• Softskills : 

• Communication (savoir se présenter, écouter et argumenter)

• Art oratoire : trouver les bons mots pour convaincre son ou ses interlocuteur(s)

• Rédaction de mails professionnels

• Être à l’écoute, à la fois des prospects mais aussi de son mandat et du futur mandat

• Savoir mettre en avant la structure et l’école en toutes circonstances

• Maîtrise du Cadre Légal relatif aux Junior-Entreprises

Qualité

Le pôle Qualité est le pôle responsable de l'audit que subit la structure chaque année et qui lui permet de conserver son statut dérogatoire.

Membres

• Un Vice-président/Responsable Qualité

• 3 Chargés/Responsables Qualité

Objectifs

Superviser la Qualité en interne et en externe pour assurer une structure pérenne

Missions

En interne à la structure

• Superviser le Suivi d'Étude

  •  Relire les documents avant qu'ils soient émis : Vérification de l'orthographe, des dates, du Cadre Légal, de la mise en page, de la syntaxe, de la charte graphique

  • Introduction d’outils pour faciliter les suiveurs d’étude dans leurs démarches : Beequick, Slack, Google Drive, LiveConsent (signature électronique) et accompagnement dans leur utilisation (création de tutoriels)

  •  Réflexion et mise en place d’outils de suivi 

• Assurer la formation continue des membres de la Junior-Entreprise au Cadre-Légal

  • Préparation de supports de formation

  • Maîtrise par les chargés de Qualité, des différentes clauses du Cadre Légal de la plateforme Kiwi-Légal (veille)

  • Organisation de questionnaires ludiques ou d’activités de formation pour encourager l’apprentissage du Cadre-Légal par les membres

• Développer le SMQ = Système Management Qualité

  • Mise en place d’indicateurs de performance (KPI = Key Performance Indicators), cohérents avec le plan d’action annuel de la structure et adaptés aux actions de chaque pôle. Ces indicateurs sont contrôlés lors de l’audit annuel de Juin pour évaluer le bon fonctionnement de la structure

  • Création et mise à jour de Process : schémas fonctionnels et méthodes à suivre pour des situations particulières

• Préparer l’Audit annuel de Trésorerie et Organisationnel (Juin)

  • Archivage papier et numérique de tous les documents d’étude et administratifs et des nouveaux bulletins d'adhésion

  • Contrôle de la réalisation des objectifs des différents pôles par rapport au plan d’action de la JE

  • Vérification du respect du Cadre-Légal pour l’ensemble des démarches du mandat en cours  

• Assurer la bonne transmission des informations et la cohérence des supports au sein de la structure et vers l’extérieur 

  • Relecture des supports : de présentation (réunions, AGP, AGE, COS, Audit), de formation des différents pôles et de communication

En externe à la structure

• Superviser l’adhésion des nouveaux membres

  • Gestion et mise en place du process de recrutement des nouveaux adhérents de la Junior-Entreprise : Gestion de la base de données des adhérents, supervision de la signature électronique par les nouveaux adhérents et de la campagne de recrutement des nouveaux adhérents.

• Relire les campagnes de communication

  • Collaboration avec le pôle Communication pour les textes et le visuel des supports de communication

Activités régulières

• Relecture, contrôle et collaboration sur les documents de suivi d’étude, les supports de présentation (réunions, AGP, AGE, COS, Audit), les supports de formation des différents pôles et les campagnes de communication dans des délais restreints

• Réponse aux questions des membres concernant la faisabilité légale d’une étude ou de la rédaction de documents administratifs 

• Contrôle, par le biais du suivi d’indicateurs et de tests, des diverses facettes de la structure

• Contact régulier avec des conseillers de la CNJE pour être guidé dans nos décisions, via la plateforme Kiwi-Légal et la rédaction de tickets

• Supervision de l’archivage papier et numérique des différents documents

Compétences requises

• Maîtrise irréprochable de la langue française et du registre administratif et professionnel

• Rigueur et sérieux

• Réactivité et efficacité (relecture des documents et supports de communication dans des délais courts)

• Flexibilité et disponibilité (pour accompagner les membres des différents pôles)

• Grande capacité d’organisation 

• Prise d’initiatives

• Communication / leadership pour guider la structure

Compétences développées

• Maîtrise du Cadre Légal d’une structure associative et entrepreneuriale

• Développement de la communication managériale

• Présentation de projets et de stratégies de groupe en public à des professionnels et à ses pairs

• Former et accompagner une équipe

• Adapter ses outils de communication à l’interlocuteur : membre de la Junior-Entreprise, partenaire du pôle, étudiant, intervenant, client, auditeur, conseiller CNJE, membre de l’administration de l’école

• Management d’équipe

Trésorerie

Missions

Budget

• Elaboration et suivi des budgets prévisionnels

• Contrôle de l’évolution des recettes et des dépenses

• Attribution de l’argent aux différents pôles en fonction de leurs besoins

Facturation et salaires

• Règlement des factures reçues et édition des factures pour les clients

• Gestion des comptes bancaires

• Edition des bulletins de versement et rémunération des intervenants

Relation clients

• Contact avec les clients

• Relance des factures impayées

Gestion fiscale et sociale

• Déclaration de la TVA, des cotisations sociales, et des déclaratifs annuels (CFE, TR, DADS, DAS2)

• Relation avec la banque

Compétences requises

• Organisation et régularité
  • Ne pas faire attendre un intervenant pour sa rémunération, un fournisseur pour le paiement de sa facture… 
  • Respect des deadlines mensuelles des déclaratifs (TVA, BRC)

• Communication
  • Travail en binôme avec le vice-trésorier
  • Echanges avec tous les membres de l’association pour répondre à leurs domaines de factures, de bulletin de versements …

• Apprentissage trésorerie 
  • Apprendre à effectuer toutes les tâches du trésorier qui sont souvent très techniques 
  • Il faut être capable de répondre à toutes les interrogations des autres membres concernant l’argent et le Cadre Légal

Vice-trésorier

Missions

• Gérer la comptabilité de la Junior
  • Enregistrer les opérations financières de la Junior sur un logiciel professionnel de comptabilité
  • Contrôler les déclaratifs, les factures et les bulletins de versement émis par le trésorier
  • Préparer la clôture comptable en fin d’exercice

• Garantir la pérennité de la structure
  • Avoir une vision globale de la situation financière de la Junior
  • Informer les autres membres de l’équipes de la santé financière de la Junior
  • Se conformer à la loi et aux normes comptables

• Préparer l’audit CNJE
  • Générer les documents nécessaires à un audit de trésorerie
  • Vérifier la cohérence des documents et des comptes
  • Clôturer les comptes avec un expert-comptable

Compétences requises

• Rigueur 
  • Respecter les normes comptables
• Anticipation 
  • Savoir anticiper les futures opérations financières
• Communication
  • Travail en binôme avec le trésorier
  • Informer les autres pôles de la situation financière de la structure

Communication

Membres

• 2 Chargés/Responsables Communication

Missions

• Création de supports de communication (vidéos, photos, images, plaquette, newsletter, articles, …) pour alimenter les réseaux sociaux

• Promotion des événements organisés par la structure

• Mailing et phoning des acteurs impliqués dans la structure

• Formation de l’équipe entrante

• Fidélisation des clients

Compétences

• Design infographique, maîtrise des outils de la suite Adobe (Premiere Pro, Illustrator, Photoshop, After Effects)

• Elaborer la stratégie de communication (plan d’action, indicateurs de performance, …) d’une structure professionnelle

• Créer une image de marque sur les réseaux de communication utilisés

• Avoir un discours adapté à la cible visée

• Travailler en équipe dans une structure organisée

• Compétence rédactionnelle

• Respect d’un échéancier strict et des objectifs fixés

• Transmettre les compétences acquises au mandat entrant

Informatique

Membres

• 2 Chargés/Responsables Informatique

Compétences développées

• Techniques de pricing
  • Comment pricer et comment se positionner en termes de tarifs sur un marché : quelle stratégie adopter pour chiffrer une étude, afin de maximiser les chances de décrocher l'étude et les bénéfices associés
  • Déterminer rapidement les coûts temporels et les difficultés de mise en œuvre de projets informatiques. 
• Compétences techniques
  • Notions en Webdesign, développement d'un site et son hébergement, gérer des plugins, optimisation du référencement d'un site Web. 
  • De par la diversité des études que nous chiffrons, nous avons également découverts divers projets très intéressants, et les différents moyens mobilisés par les Start-up pour parvenir à leurs fins
• Communication
  • Savoir communiquer efficacement avec les clients et les autres pôles pour être techniquement précis tout en restant compréhensible par des non spécialistes
  • Tirer parti au maximum d'une réunion en un temps limité pour obtenir toutes les informations nécessaires au chiffrage de l'étude, efficacité dans le discours
• Connaissances légales et entrepreneuriales
  • La forme que doit prendre un devis et les informations qu'il doit contenir
  • Comment constituer un Cahier des charges précis et efficace pour la mise en œuvre d'un projet

Président

Objectifs

• Gérer une structure de 30 personnes
• Garantir l'application de la stratégie du mandat
• Représenter Mines Services auprès de tous les publics

Missions

• Gestion d'équipe (en lien avec le Secrétaire Général)
  • Mines Services est une association comptant une quinzaine de membres officiellement en activité, ainsi que le futur mandat en formation continue tout au long de l'année. Un groupe de 30 personnes a besoin de trouver sa dynamique et son équilibre pour avancer et vivre ensemble. Le Président et le Secrétaire Général vont être garant de l'ambiance de l'équipe.
  • Très concrètement, tous les problèmes dans la structure (et notamment ceux relationnels) vont à un moment ou à un autre passer sur le bureau du Président. Quand les gens ne savent plus qui aller voir pour trouver une réponse, c'est au Président qu'ils s'adressent. En s’impliquant directement ou non, c'est à lui de s’assurer que les différends soient amenés à se résoudre.
  • Gérer l'équipe au quotidien signifie s'assurer que l'ensemble des membres est impliqué dans la vie et le développement de la structure, et que les projets du moment sont bien répartis entre eux. En dernier recours, si personne n'a envie de s'occuper d'une tâche, c'est à lui que sa réalisation en incombe.
• Participation à la vie associative des Mines de Nancy
  • Mines Services est une association à vocation professionnalisante, mais qui fait également partie intégrante du tissu associatif de l'École des Mines de Nancy. A ce titre, elle a également vocation à divertir les étudiants. Cela passe essentiellement par deux activités
    • En proposant des outils de professionnalisation comme des ateliers ou des conférences de ses partenaires (BNP...)
    • En organisant des afterworks au bar
  • Le président échange régulièrement avec les autres associations et clubs pour organiser ces évènements
• Membre du Bureau
  • Le Président est membre du bureau, et travaille notamment en étroite collaboration avec le Secrétaire Général, les Vices Présidents et le Trésorier. Le groupe du bureau est en pratique amené à débattre en amont des orientations à donner à la structure.
• Suivi de la stratégie
  • Chaque nouveau mandat porte l'ambition de poursuivre le développement de Mines Services. Ces objectifs se retrouvent dans l'élaboration d'un plan d'action sur 3 ans qui sera remis à jour à chaque nouveau mandat. Le Président participe à l'élaboration de ce plan d'action, et doit par la suite veiller à son application. Les objectifs définis peuvent évidemment être amenés à évoluer selon le contexte, mais l'avancement de la structure doit rester la priorité.
  • Cette exigence doit également animer le mandat suivant, et le lancer directement dans son année. C'est pourquoi le Président doit s'assurer que leur stratégie se met en place, en leur fournissant l'ensemble des outils nécessaires à cette tâche.
• Représentant de l'association
  • Le Président est le représentant de l'association. D'un point de vue légal, il est responsable devant la loi et ce pour 30 ans. Il a donc un droit de regard sur l'ensemble des décisions engageant la Junior-Entreprise.
  • Cette représentation se décline également au niveau des différents partenaires de Mines Services : la BNP et Amaris notamment. Le Président reste leur interlocuteur privilégié, et doit veiller à soigner les relations avec ces différents acteurs pour conserver les avantages qui en découlent.
  • Ce rôle vaut également pour l'école. Le président est le premier interlocuteur de l’administration lorsqu’il s’agit de confier une mission à la Junior-Entreprise, et réciproquement le Président doit s'assurer que l'équipe et le rôle de la Junior-Entreprise sont connus de l'administration.
  • Les Alumni font aussi parti du réseau de Mines Services, et le Président est le garant de ce lien. Les Alumni ont beaucoup à apporter à l'association (expérience, idée, formation, mission...), et se positionnent comme des alliés de la structure. Cela implique concrètement de maintenir le contact grâce au pôle Communication (carte de vœux, newsletter) et le futur mandat (campagne annuelle d'appel des anciens).
• Formation
  • Le Président doit s'assurer que son successeur aura connaissance des enjeux de la structure, et des outils à sa disposition pour poursuivre le développement de la Junior Entreprise.

Compétences développées

• Management
• Sens de l'initiative
• Lucidité
• Communication et travail en équipe
• Réactivité et rigueur
• Organisation
• Efficacité
• Flexibilité
• Accepter la différence l'opinion / les échecs / le retard

Secrétaire Général

Objectifs

Le Secrétaire Général est Responsable du Pôle Ressources Humaines.

Missions

• Recrutement du nouveau mandat 
  • Le Secrétaire Général et le pôle Ressources Humaines dans sa globalité ont comme première mission de recruter le nouveau mandat. Cette tâche s’étend de la rédaction du processus de recrutement, à la décision finale sur le recrutement des futurs membres. Il se charge, durant cette période, de donner au pôle Communication un plan de Communication afin de promouvoir Mines Services aux élèves de première année

• Tâches administratives 
  • Le Secrétaire Général est en charge de la présidence des réunions du Conseil d’Administration. Ces réunions sont hebdomadaires. Il en rédige l’ordre du jour, s’occupe de leur bon déroulé, et en rédige un compte rendu qui sera archivé. 
  • Il est également en charge des Assemblée Générale qui se tiennent en fin de mandat ou de façon exceptionnelle. Il est de sa responsabilité de convoquer les adhérents, d’archiver les participants, de rédiger le Procès-Verbal de l’Assemblée Générale. Une fois celle-ci tenue, le Secrétaire Générale doit déclarer en préfecture tous les changements qui ont été votés lors de l’Assemblée : changement d’équipe, changement des statuts, nouveau règlement intérieur etc. 
  • Si un étudiant étranger se voit confier une étude, le Secrétaire Général doit également le déclarer en préfecture. De façon plus globale, le Secrétaire Général est le représentant Mines Services en préfecture. 
• Gestion de certains partenariats
  • Le Secrétaire Général est en charge du partenariat Mines Services – BNP Paribas. C’est à lui de trouver la meilleure façon de profiter de ce partenariat. En revanche, il n’est pas titulaire du compte, cette responsabilité revient au Président et au Trésorier. 
  • La gestion de d’autres partenariats est laissée au goût du Bureau, généralement au Président. 
• Formation du nouveau mandat 
  • Le Secrétaire Général doit s’assurer que le nouveau mandat est bien formé : formations de pôle et formation obligatoire. Cette formation inclut l’insertion humaine transformant le groupe recruté en équipe. 
• Cohésion d’équipe 
  • On entend par cohésion d’équipe, la bonne entente entre les membres, la transformation du groupe en équipe et la bonne communication et partage d’informations entre les pôles
• Membre du Bureau 
  • Le Secrétaire Général est membre du bureau, il travaille notamment en étroite collaboration avec le Président, le Vice-Président et le Trésorier.

Compétences développées

• Communication et travail d’équipe 
  • Il est important d’adapter son discours à chaque membre de l’équipe et à veiller à la bonne répartition des tâches de celle-ci. Le Secrétaire Général doit s’entendre avec tous les membres de l’équipe.

• Adaptation et réactivité 

  • Le Secrétaire Général doit avoir une haute résistance au stress, il gère les crises entre les pôles mais également les changements de calendrier ou les imprévus. Il faut savoir réagir rapidement aux problèmes extérieurs en ayant une vue d’ensemble sur le calendrier Mines Services mais également sur l’image de cette dernière afin de conseiller au mieux le Bureau sur les décisions à prendre.

• Organisation

  • Certaines périodes nécessitent une implication multipliée du Secrétaire Générale. Il faut pouvoir s’organiser, déléguer correctement aux différents membres, et gérer chaque situation dans les temps.

Ressources Humaines

Missions

• Le recrutement du mandat suivant
  • Mise en place du processus de recrutement (amélioration du RFP du mandat précédent). Organisation des entretiens collectifs puis des entretiens individuels. Synthèse des avis des membres sur les candidats. Animation de la réunion finale de recrutement. Gestion du vote du futur président qui a lieu pendant le second semestre.

• Formation
  • Organisation d’une formation RH. Gestion du planning de formation. 

• Passation
  • S’assurer que la transition avec le mandat suivant soit la plus fluide possible. Notamment, s’assurer que les Nas ne soient pas laisser de côté avant leur mandat. 

• Cohésion de l’équipe
  • S’assurer que le mandat fonctionne correctement, aussi bien sur le plan opérationnel qu’émotionnel. Gestion de conflits, de crises occasionnelles. Essayer de mieux répartir de travail entre les pôles selon les remarques des membres. Organisation des évènements traditionnels de l’association et création d’autres évènements de cohésion internes (avec ou sans le futur mandat).

Compétences développées

• Sociabilité
  • Être capable de parler avec n’importe quel membre de l’équipe
• Créativité
  • Prévoir des activités originales afin de pouvoir motiver et souder l’équipe
• Capacité d’adaptation
  • Pouvoir créer une cohésion malgré les contraintes sanitaires
• Capacité d’organisation
  • Prévoir et mener la formation du mandat suivant
• Impartialité
  • Demeurer impartial envers les membres notamment en cas de conflit