Postes :

Président, Vice-président, Secrétaire Général, Trésorier (2) - Bureau ; Pôle Voyages (2), Pôle Évènementiel (2), Assos-Mines (2), Pôle Logistique (2), Relations Entreprises (2), Relations Internationales, Pôle digital, Communication, Relations Alumnis.

Projets et Missions

Gestion de la vie associative des Mines :

Assos-Mines, président, vice-président, trésorier.

Le BDE doit gérer la "vie associative aux Mines", ce qui est une vaste tâche regroupant différentes missions :

• Allocation de subventions aux clubs du BDE. Cela se fait via une Commission Financière, composée d'élèves cotisants et se réunissant plusieurs fois par an pour voter sur des demandes de subventions faites au BDE.
• Superviser et surveiller les évènements organisés par les clubs dépendant du BDE : Intégration et Week-End d'Intégration, Voyage Ski, Voyage Surf, Gala, compétitions sportives (Lorraine-INP, Cartel, Challenge Centrale Lyon), Campagnes BDE/BDS/BDA, etc. et notamment sur les aspects financiers et légaux.
• Surveiller les fonds des différents clubs du BDE (qui en dépendent financièrement) et leur utilisation.
• Communication auprès des élèves.

Voyages & Évènements :

Pôle Voyage, Pôle Évènementiel, Asso-Mines, Président

• Départ à l'Oktorberfest de Stuttgart (Octobre) sur une journée.
• Voyages Villes (2 dans l'année) : visites d'une ville européenne sur un week-end (Bruxelles, Amsterdam, Milan, Vienne, etc.)
• Voyage de promotion 2A : voyage ou road-trip en Europe, à travers différentes villes et pays, en bus, avion, train... La prom18 est partie par exemple en Suisse, Hongrie et Croatie

• Remise des diplômes, Soirée Halloween, Saint Barbe, Soirée de Noël, Au revoir FIGIM & Au revoir 2A, animations au bar (tournois, repas, ...).
• Interdep (compétition entre les différents départements des Mines).

Relations avec les Alumnis :

Président, Relations Alumnis

Le président est membre de droit du Conseil d'Administration de Mines Nancy Alumnis (MNA). La personne chargée des relations alumnis y est également conviée. Il s'agit :

• d'assurer la liaison entre les anciens et les élèves actuels (rencontres, rendez-vous métiers, évènements, etc) ;
• de participer activement au travail du Conseil d'Administration de MNA et aux activités de l'association ;
• entretenir une relation entre le BDE et MNA : possibilités d'avoir un accompagnement, des conseils, des idées ou des avis, ...

Gestion des réseaux sociaux et du site internet :

Pôle Communication, Pôle Digital

Relations avec l'administration des Mines :

Président, Secrétaire général, Assos-Mines, Communication, Relations Alumnis, Relation Entreprises.

• Le Président est en contact quotidien (mail ou présentiel) avec différents membres de l'administration, pour des sujets très variés autour des thématiques en commun avec le BDE : relations avec les entreprises et les alumnis, communication externe, élections de l'UL, subventions, évènements, ... Il reçoit l'aide du reste du bureau du BDE.
• Définir le planning hebdomadaire des activités des différentes associations et clubs au sein des locaux des mines et le transmettre au Secrétaire Général de l'École la semaine précédente.
• Définir le planning de l'année avec la Direction des Études (Voyages de promotions, Intégration par exemple).
• Communication autour des évènements du BDE : par exemple, contacts quotidien lors d'un voyage pour s'assurer que tout se passe bien.

Logistique :

Pôle Logistique

• Gérer le matériel du BDE (incluant celui de ses clubs) et les prêts aux membres de l'Association ou aux clubs (inventaires, contrats de location du véhicule utilitaire, etc.).
• Création du catalogue pour les commandes des vêtements de promo.

Projets supplémentaires :

• Mettre en place des actions de lutte contre les discriminations et le harcèlement
• Organisation de conférences en lien avec l'école.

Le travail en équipe est très important au sein du BDE, qui est une équipe d'une vingtaine d'élèves bénévoles, qui doivent gérer de nombreuses tâches inédites pour eux, assumer des responsabilités, manier de gros budgets, organiser des évènements avec les aspects légaux liés, etc.

Il faut donc rester capable de travailler ensemble, d'aller de l'avant et ce malgré les fortes pressions auxquels ces élèves sont parfois confrontés, les différences de personnalités.

Savoir proposer ses idées pour mener à bien les missions du BDE, améliorer son fonctionnement ou organiser de nouveaux évènements, résoudre des problèmes ou imprévus se présentant à l'avance ou dans l'instant (financiers, sécuritaires, légaux, matériels, etc.)

Organisation

Trésoriers : gestion d'un budget annuel d'environ 80.000€ et d'un flux financier d'environ 300.000€ à l'année. Surveillance de l'état financier et des activités de chacun des clubs dépendant du BDE (~40 comptes en banque).

Les pôles voyage et pôles évènementiel doivent également gérer des budgets importants mais limités pour leurs évènements respectifs.

Communiquer avec les cotisants du BDE sur les activités, les plannings, leurs droits, etc.

Communication avec les différentes institutions en lien avec le BDE : École des Mines, Mines Nancy Alumni, Université de Lorraine, Fondation Mines Nancy, Mairie, mais aussi écoles et BDE externes.

Gestion des réseaux sociaux d'une organisation.

Président, Trésoriers, Relations Entreprises, Pôle Logistique, Pôle Voyage

Négociation de contrats (locations de salles, commande de vêtements, prestations diverses pour le transport ou l'alimentation, partenariats ou conventions avec des entreprises, etc.) dans l'objectif de limiter les dépenses du BDE et donc les coûts pour les cotisants, ou obtention de nouvelles sources de revenus.

Maintenir un contact avec les entreprises partenaires du BDE et gérer ces partenariats.

Ex. : Partenariat du BDE avec la Société Général ou la solution de paiement à distance LyfPay.