Pour ce module de prise de rendez-vous, nous avons ajouter une partie Paramètres afin de laisser aux centres, qui ont un fonctionnement différent pour chacun, de personnaliser leur prise de rendez-vous.

Lors du choix du centre, si aucun centre n'est sélectionné, cela correspond au paramètre par défaut, utilisé principalement pour les jours fériés.

Il existe trois type de paramètres :

Dates de fermeture, exceptions, gestion des jours fériés

C'est ici que vous pouvez gérer les dates de fermeture de votre centre de santé.

Les jours fériés sont générés automatiquement.

Des indicateurs sont là afin de ne pas gérer les jours de fermetures du centre, les jours fériés etc, lors de la création de créneau, de la gestion de la récurrence ou encore lors de l'affichage de votre planning.

Il ne sera pas possible de créer un créneau sur une date de fermeture :

Du 25/02 au 01/03, il n'est pas possible de choisir une date lors de la création d'un créneau

Ajouter un nouveau jour férié

1. Assurez vous que le centre sélectionné est nul
2. Sélectionnez le jour en cliquant dessus, la date de début et de fin va se remplir automatiquement
3. Remplissez le libellé de ce jour férié
4. Cliquez sur le bouton sauvegarder :
5. Pensez à le répéter sur les autres années

Exemple pour la Sainte-Etienne (Alsace - Moselle) :

Ajouter une période de fermeture

1. Assurez vous d'avoir sélectionné un centre
2. Sélectionnez le 1er jour de la fermeture en cliquant dessus, la date de début et de fin va se remplir automatiquement
3. Modifiez la date de fin
4. Remplissez le libellé
5. Cliquez sur le bouton sauvegarder :

Exemple pour une période de vacances :

1. 
2. 
3. →
4. 

Vous verrez alors les jours de fermetures en bleu sur le calendrier, mais aussi sur votre planning :

Sur le calendrier de la page des paramètres :

Sur votre planning :

Paramètre d'affichage

Ces paramètres permettent la limitation de l'affichage du calendrier ainsi que les jours d'ouverture.

Par défaut, le planning est affiché de 8h à 18h, du Lundi au Vendredi

Il est possible de choisir si vous voulez afficher ou non les absences sur le planning. Par défaut, il est désactivé.

Image Added

Vous pouvez aussi paramétrer l'heure d'affichage lorsque vous appuyez sur les bouton Image Added et Image Added du Planning, en choisissant l'heure de fin d'une matinée, et l'heure de début d'une après-midi.

Message type (mail)

Il est possible de modifier les messages envoyés par mails aux étudiants, ainsi qu'aux intervenants.

Des mails types vous sont fournis par défaut, et vous pouvez les personnaliser comme vous le souhaitez.

Notification mails

Un mail est envoyé, par défaut, aux intervenants lorsqu'un rendez-vous est annulé ou déplacé.

Il est possible de modifier ce comportement pour qu'un autre utilisateur Calcium reçoivent ces mails.

Pour cela, il faut qu'un utilisateur du centre sélectionné est une adresse mail renseignée, puis renseigner les premières lettres de son adresse mail pour qu'elle apparaisse dans le menu déroulant.

Expéditeur et Objet du mail

Il est possible de personnaliser le nom de l'expéditeur et l'objet du mail.

Ainsi, quand l'étudiant recevra un mail, l'expéditeur du mail sera le libellé renseigné, et idem pour l'objet

Balises

Les balises fonctionnent exactement comme pour les certificats.

Vous allez ensuite pouvoir saisir du texte libre dans le corps du mail et y ajouter des balises de personnalisation

• cela consiste en fait à ajouter des champs de fusion ( comme en publipostage sous Word) qui seront renseignées automatiquement pour chaque événement sur un rendez-vous : par exemple, un rappel, une annulation, etc. 

Les balises champs seront automatiquement remplacées par leur équivalent au cours de l’envoi du mail : 

Étudiant

Centre

Ici, les balises seront remplacées par les informations du centre qui se trouvent dans la partie Centres.

Rendez-vous

Ancien rendez-vous

Utilisé uniquement sur les mails de type "Déplacement RdV"

Différents messages type

Rendez-vous

Un mail est envoyé, à l'étudiant concerné, lorsqu'un étudiant ou un intervenant prend un rendez-vous.

Rappel

Un mail de rappel est envoyé, à l'étudiant concerné, X jours avant son rendez-vous, avec X le paramètre affiché "Nb jour avant rappel".

Demande de confirmation

Lorsqu'un rendez-vous est lié à un motif avec l'option "Demande de confirmation", un mail de confirmation est d'abord envoyé à l'étudiant concerné.

Lorsque la confirmation a été faite, un mail de type Rendez-vous est envoyé à l'étudiant.

Annulation

Deux mails sont envoyés lors de l'annulation d'un rendez-vous :

• un à l'étudiant concerné
• unautre aux utilisateurs concernés par ce RdV et/ou aux mails renseignés dans la partie "Notification"

Il y a donc 2 messages types pour une annulation "Annulation (Etudiant)" et "Annulation (Intervenant(s))"

Déplacement d'un RdV

Deux mails sont envoyés lors du déplacement d'un rendez-vous :

• un à l'étudiant concerné
• unautre aux utilisateurs concernés par ce RdV et/ou aux mails renseignés dans la partie "Notification"

Il y a donc 2 messages types pour un déplacement "Déplacement RdV (Etudiant)" et "Déplacement RdV (Intervenant(s))"

Test du message type

Il est possible de tester le message type, afin de voir ce qu'un étudiant recevra, grâce au bouton

Une fenêtre s'ouvrira, en remplaçant toutes les balises par des données fictives ou par des données courantes (pour le centre notamment).