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• Sujet : inscrivez ici l’objet du rendez-vous.
• Emplacement : ous pouvez préciser le lieu du rendez-vous.
• Affichage : vous permet de préciser votre statut à l’heure du rendez-vous : occupé, libre, etc. (ce champ s’avère très utile pour montrer votre disponibilité à cet instant pour vos collaborateurs). 
• Calendrier : vous donne le choix d’insérer le rendez-vous dans le calendrier que vous voulez. 
• Participants. Vous pouvez saisir le nom des participants de l’une des manières suivantes :

• • saisissez les adresses mailde messagerie en les séparant par un point-virgule ;
    
  • rechercher des participants, cliquez sur le bouton Participants, saisissez un nom puis choisissez la liste à utiliser. Sélectionnez les noms, appuyez sur Ajouter. Dans l’exemple ci-dessous, la recherche du participant appelé Durand, dans la liste GAL (la liste de tous les utilisateurs de l’université) donne deux résultats :

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• • Vérifier la disponibilité des participants, après avoir saisi les nom et adresse mail de messagerie des participants, leurs disponibilités s’affichent dans le planificateur juste au dessus de la zone de saisie de texte. Dans l'exemple ci-dessous est affiché l'emploi du temps de deux participants :

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Vous pouvez définir les personnes qui peuvent consulter vos informations de disponibilité dans tous vos calendriers. Allez dans "Préférences" puis "Calendrier" et choisir les options de la section "Autorisations".

Créer un rendez-vous à partir d'un contact ou d'

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un message

Vous pouvez créer un rendez-vous directement à partir d’un mail d’un message dans la messagerie ou d’un contact dans les carnets d’adresses.

• Carnet d'adresse : cliquez sur le contact avec lequel vous souhaitez avoir un rendez-vous et faites le glisser jusque dans le petit Calendrier dans la colonne de gauche sur la date souhaitée. La fenêtre d'ajout de rendez-vous s'ouvrira automatiquement. L'invité seront le contact.
• Messagerie : cliquez sur le message auquel vous voulez affecter un rendez-vous et faites le glisser jusque dans le petit Calendrier dans la colonne de gauche sur la date souhaitée (vous pouvez également faire un clic droit sur le sujet du mail du message puis "Créer un rendez-vous"). La fenêtre d'ajout de rendez-vous s'ouvrira automatiquement. Les invités seront l’expéditeur du mail du message et tous les destinataires.
  

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Lorsque vous recevez une notification par mail par message vous indiquant une réunion, cette dernière est ajoutée à votre calendrier et marquée comme Nouvelle. Vous pouvez répondre rapidement à l’invitation depuis le mail le message ou directement dans votre calendrier.

• Messagerie. Ouvrez le mail le message qui contient la demande de réunion. Cliquez sur l'action appropriée (Accepter, À confirmer, ou Refuser) pour répondre à l'invitation de réunion. Une réponse automatique est envoyée et le mail le message est déplacé vers le dossier Corbeille. Vous pouvez ajouter des commentaires avant d’envoyer votre réponse. Vous pouvez aussi préciser dans quel calendrier vous voulez placer le rdv (liste déroulante à droite dans le mail message).

• Calendrier. La demande de réunion est insérée automatiquement dans le Calendrier . Vous pouvez voir les informations en la survolant avec le curseur. Vous pouvez aussi y répondre en faisant un clic droit avec la souris.

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Saisir l’adresse avant d’envoyer le mail le message dans la fenêtre de nouveau message contenant le lien. Ci-dessous est représenté un exemple d’affichage dans un navigateur des informations « libre/occupé » :

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Répondre à une demande de partage

Voir la rubrique Partage Partager des ressources.