Public concerné : UTILISATEURS

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Planning

Ce module est paramétrable par le référent Calcium via Gestion du planning. Le planning visualisé dépend du centre sur lequel vous êtes connecté.

Ce module permet de visualiser votre planning, celui d'un autre utilisateur ou celui complet d'un centre.

Il comporte les rendez-vous disponibles, ceux déjà pris, ainsi que les créneaux dit "personnels".

1 - Filtres

Ils permettent de filtrer les événements (créneaux personnels et RdVs) du planning. Vous avez la possibilité de filtrer :

par un groupe d'utilisateurs

Affiche tous les événements liés à ce groupe, ainsi que ceux liés aux utilisateurs de ce groupe.

Exemple

Le groupe A comporte l'utilisateur 1 et 2.

Si l'on choisit dans les filtres le groupe A, nous pourront voir les RdVs de l'utilisateur 1, de l'utilisateur 2, ainsi que les RdVs du groupe A.

par un seul utilisateur

Affiche tous les événements liés à cet utilisateur, ainsi que ceux liés aux groupes dont cet utilisateur fait partie.

Exemple

L'utilisateur 1 appartient au groupe A.

Si l'on choisit dans les filtres l'utilisateur 1, nous pourront voir les RdVs de l'utilisateur 1, ainsi que les RdVs du groupe A.

par centre

Affiche tous les événements liés à tous les utilisateurs/groupes liés à ce centre.

Dans la version 1.3.2, il est possible de sélectionner un ou plusieurs centres et/ou sur un ou plusieurs utilisateurs :

2 - Filtres par motifs et par étudiant

par motifs de rendez-vous

Affiche tous les événements liés au motif de rendez-vous sélectionné.

Dans la version 1.3.4, il est possible de sélectionner un ou plusieurs motifs :

par étudiant

Lors du clic sur , une fenêtre s'ouvre et il est possible de chercher l'étudiant en fonction de différents critères :

En double cliquant sur l'étudiant voulu, si celui-ci a un rendez-vous prévu, une autre fenêtre s'ouvrira avec les informations de son rendez-vous.

Si cet étudiant a plusieurs rendez-vous, une liste vous sera proposé :

3 - Zoom / Semaine courante

Semaine courante

Le bouton vous permet de revenir, comme son nom l'indique, sur la semaine et date courante.

Si le bouton est coloré , cela signifie que vous êtes sur la semaine courante.

Les boutons et permettent de facilement passer d'une semaine à une autre

Zoom

Il se peut que certains événements soient sur une durée très courte ou alors qu'il y en ai beaucoup à afficher et cela peut devenir très vite illisible.

Il est possible d'avoir une visibilité plus réduite :

par jour

En cliquant sur un jour de la semaine, seul les événements de ce jour seront affichés. Pour revenir à l'affichage de la semaine entière, il suffit de re-cliquer sur le jour.

par journée / demi-journée

En cliquant sur ou , seulement les événements de la matinée (par défaut de 8h à 14h) ou de l'après midi (par défaut de 12h à 18h) seront affichés. Pour revenir à l'affichage par défaut de la journée, il suffit de cliquer sur .

4 - Blocage/Déblocage de Rendez-Vous (RdVs)

Il est possible de bloquer un rendez-vous pour diverses raisons :

en cliquant sur le rendez-vous (libre) voulu, puis cliquer sur
en cliquant sur et sélectionner, un à un, les rendez-vous voulus, puis valider le blocage en appuyant sur

→ , on sélectionne les RdVs libre en cliquant dessus ,

on valide via → →

Pour débloquer un rendez-vous, il faut cliquer sur le rendez-vous puis sur

5 - Nouveau RdV à la volée

Il est possible de créer un RdV à la volée en sélectionnant une plage horaire vide via le bouton . La fenêtre suivante s'ouvrira :

Pour que ce RdV soit créé, il faut :

un étudiant présent dans Calcium
un commentaires (facultatif)
le motif de RdV
la date et l'heure de début (l'heure de fin sera calculée automatiquement en fonction du motif choisi)

Attention

Contrairement aux RdVs liés à un créneau, il n'est pas possible de faire de répéter ce RdV, ou de le déplacer.

Vous pourrez annuler ce RdV (ce qui entraînera sa suppression)

Ou bien modifier l'étudiant.

6 - Nouveau créneau Personnel

Définition : Un créneau "personnel" est un créneau sur une plage horaire définie, lié à un utilisateur ou groupe donné, dont AUCUN rendez-vous n'est lié. Exemple: une réunion.

Ce créneau sera affiché sur les calendriers d'une façon différente afin de les différencier des rendez-vous.

Pour créer un créneau "personnel", cliquer sur :

Le planning

Explications des différentes icônes, types d'événements

Créneau dit "*personnel*" (couleur cyan)
RdV avec un seul utilisateur lié (couleur orange)
RdV avec plusieurs utilisateurs liés
RdV où l'étudiant n'est pas venu
RdV où l'étudiant est bien venu (vert)
L'étudiant est en file d'attente
RdV bloqué *
RdV en attente de confirmation
RdV confirmé (cyan)

* utilisé notamment si l'on sait que l'étudiant précédent risque de dépasser sur son temps de rendez-vous, par exemple.

Réserver un Rendez-vous

Cliquez sur un emplacement de rendez vous libre et ensuite rechercher un étudiant, double cliquer sur celui-ci afin d'inscrire le RdV pour cet étudiant.

Fenêtre de recherche d'étudiant pour un rendez-vous

Fenêtre d'un rendez-vous bloqué, le commentaire restera présent, que le RdV soit bloqué ou non

Il est possible de bloquer un RdV en appuyant sur . Il ne sera pas possible de prendre un rendez-vous sur celui-ci, sauf si l'on débloque ce rendez-vous.
Pour débloquer un RdV, il suffit de cliquer sur

Dans la version 1.3.4 :
- si le créneau courant est lié à des sous-motifs, il est obligatoire d'en sélectionner un
- si l'étudiant est introuvable, il est maintenant possible de créer un nouveau dossier depuis cette fenêtre

L'étudiant arrive le jour J du rendez-vous

Lorsque l'étudiant arrive le jour et à l'heure du rendez-vous, il est possible de cliquer sur le rendez-vous en question sur la planning. Une fenêtre s'ouvrira permettant de :

Mettre en file d'attente l'étudiant
Ouvrir une consultation directe
Annuler ce rendez-vous
Déplacer un rendez-vous, si possible

Si le rendez-vous a besoin d'une confirmation :

si l'étudiant n'a pas encore confirmé, l'utilisateur peut confirmer ce rendez-vous

Cette fenêtre sert aussi d'informations supplémentaires, en affichant par exemple le commentaire lié à ce rendez-vous, le numéro de téléphone personnel de l'étudiant, si un mail a été envoyé ou non, etc.

Informations

Le commentaire associé à cet étudiant / rendez-vous sera utilisé par défaut lors de la mise en file d'attente

Si l'étudiant est déjà en file d'attente :

il n'est plus possible de le mettre en salle d'attente depuis le planning :
si l'on clique sur , l'étudiant sera enlevé de la salle d'attente où il était

Le rendez-vous d'un étudiant est honoré quand une consultation est ouverte, sur ce même étudiant, le jour même du rendez-vous.

Il est possible d'afficher les informations de l'étudiant sans avoir à le chercher au préalable. Le bouton est là pour cela, et ouvrira une fenêtre d'informations :

Attention, seul le commentaires est modifiable sur cette fenêtre !

Depuis la Version 1.3.3, il est possible de modifier certaines informations, en fonction des données renseignées dans 1314 - Modèles d'importation, en appuyant sur le bouton

Puis après la modification, enregistrer en appuyant de nouveau sur le bouton

Gestion absence depuis le planning

Si les rendez-vous sont liés à un motif de groupe, les absences peuvent être définies depuis la Gestion du planning.

Une fois les absences définies, le nom de l'intervenant absent apparaît dans un encadré rouge en dessous du ou des jours où il est absent :

Il est possible de cliquer sur cet encadré afin d'ouvrir une fenêtre de gestion des absences :

Vous pouvez alors ajouter un autre utilisateur absent ou annuler cette absence.