Présentation du fonctionnement de Catisurvey

Les étapes du lancement d’enquête

• L’enquête doit préalablement et impérativement être activée dans LimeSurvey : cliquez sur « basculer en accès restreint » et « initialiser la table des invitations ». Cliquez ensuite sur « gérer les attributs » : en créer 9 (voir CatiSurvey – 03 – Configuration des enquêtes).
• Une fois ces actions effectuées, les invitations peuvent être importées dans CatiSurvey. L’onglet « intitulé des champs de formulaire » doit être renseigné (voir page de paramétrage – Importer et Intitulés des champs de formulaire).
• Retournez dans LimeSurvey pour l’envoi des invitations.
• Un conseil, peu avant le début des relances téléphoniques veillez à synchroniser CatiSurvey et à affecter les enquêteurs.trices à l’enquête (voir page de paramétrage – Synchroniser et Enquêteurs) ; l’historique des commentaires que vous pouvez exporter facilement depuis l’onglet « Exporter » vous permet de suivre quotidiennement l’activité des enquêteurs.trices (voir page de paramétrage - Exporter).
• ATTENTION ! Soyez vigilants :
  
  • Une invitation importée/modifiée depuis CatiSurvey l’est également dans LimeSurvey mais l’inverse n’est pas vrai ! Si vous souhaitez ajouter/modifier/supprimer une invitation, faites-le depuis CatiSurvey.
  • Une réponse sera comptabilisée dans CatiSurvey :
    • Si un enquêteur a cliqué sur « enquête terminée » sur une fiche enquêté dans CatiSurvey
    • Mais également si une réponse a été reçue par voie électronique dans LimeSurvey et qu’une synchronisation a été effectuée depuis CatiSurvey. Il est donc primordial de synchroniser l’enquête avant les relances téléphoniques, et de temps en temps durant la collecte afin d’éviter de rappeler les répondants par voie électronique.

La barre de menu 

Elle permet d’accéder aux différentes parties du site :

• « Accueil » qui affiche les différentes enquêtes auquel l’utilisateur a accès, leur pourcentage de complétion et permet de les sélectionner,
• « Chercher » qui permet de rechercher un participant précis dans l’ensemble des enquêtes en fonction de différents attributs,
• « Enquêteurs » qui recense les enquêteurs.trices et le rôle attribué à chacun.e,
• « Paramètres de l’enquête » qui regroupe les différentes fonctions de paramétrage de l’enquête (import du fichier contact, sélection des enquêteurs, personnalisation des mails de relance...),
• « Vos enquêtes » qui assure un accès rapide aux différentes enquêtes.

Page d’accueil

Les différentes enquêtes sont recensées avec leur identifiant LimeSurvey (lien dynamique), leur nom et leur pourcentage de complétion.Une enquête apparaît dans cet onglet si l’utilisateur.trices y est affecté.e.

Pour accéder aux fiches des participants d’une enquête, il convient de cliquer sur l’identifiant de l’enquête (en vert). Un bloc de recherche apparait alors permettant de chercher un participant précis (par son nom, son numéro de téléphone, etc.) OU de faire une recherche « automatique » aléatoire.

Fiche de contact

Une recherche, précise ou automatique, permet d'accéder à une fiche de contact :

La fiche présente :

• Une description de l’enquête (texte défini par l’administrateur dans les paramètres de l’enquête),
• Des informations utiles à l’identification du participant,
• Le statut de la fiche. Trois possibilités :

L’enquêteur peut éditer les champs, les modifier et les « Enregistrer ». Pour afficher une autre fiche participant sans aucune action sur la fiche en cours, l'enquêteur peut choisir « Libérer la fiche ».

• Les différentes options pour l’enquêteur :
  
  • Si le contact n'est pas établi, l'enquêteur peut choisir parmi les options disponibles :
  • Dans le cas où les premières options sont cochées, la fiche réapparait ultérieurement (en orange) pour qu'une prise de contact puisse être retentée. Les différentes actions sont reportées dans l’historique de la fiche (absent, rendez-vous, etc.) 
  • Dans le cas d'une prise de rendez-vous, un calendrier s'affiche permettant de sélectionner le jour et l'heure du rendez-vous.
  • Lorsque les options en rouge sont cochées, la fiche du participant n'apparaitra plus dans la sélection aléatoire. Attention : les options "Refus", "Non diplômé.e" et "Décédé.e" suppriment l'invitation dans Limesurvey.

• • Si le contact est établi et que l’enquêté accepte de répondre, l’enquêteur lance l’enquête en cliquant sur « Début d’enquête » qui le dirige automatiquement vers le questionnaire Limesurvey. Une fois le questionnaire terminé, il clôt la fiche CatiSurvey en cliquant sur le bouton « Enquête complétée ». Une nouvelle fiche apparait automatiquement.

• L’enquêteur peut également ajouter un commentaire à la fiche d’un enquêté (par exemple : « le numéro est celui des parents », « actuellement à l’etranger », etc.). Celui-ci apparaîtra dans l’historique de ce participant.

• • L’historique recense toutes les actions entreprises sur la fiche d’un participant. Chaque action (absence, rdv, commentaire…) est répertoriée dans cet historique, la dernière action apparaissant en haut de la liste.

Page de recherche

La page « Chercher » permet de rechercher un participant parmi l’ensemble des non-répondants en fonction de différents champs, tels que son « Id » ou son « Nom » (il vaut mieux privilégier un champ unique de recherche car écrire un prénom et un nom risque de faire apparaître toutes les personnes ayant ce prénom et/ou ce nom).. Les champs « Téléphone 1 » et « Téléphone 2 » permettent de gérer le rappel des appels entrants :

La page « Résultat » comporte un lien vers les différentes enquêtes permettant d’accéder directement à la fiche de l’enquêté :

Page enquêteur

La page « Enquêteurs » recense les différents enquêteurs ainsi que le rôle qui leur a été attribué par l’administrateur de l’enquête. La création d’un nouvel utilisateur est automatique : en saisissant ses login et mot de passe universitaires en se connectant à l’application, un compte lui est créé. L’administrateur peut ensuite lui attribuer une ou plusieurs enquêtes (voir Page de paramétrage de l’enquête – Enquêteur).

Les rôles sont édités en fonction du profil de l'utilisateur :

• ROLE_ADMIN : accès aux fonctions sans restriction
• ROLE_USER : accès restreint aux pages "paramètre enquête" et "enquêteur"  
• ROLE_USER_SURVEY : accès restreint à la page "enquêteur"

Page de paramétrage de l’enquête

La page « Paramètres de l’enquête » affiche toutes les enquêtes, actives et non-actives.

Pour configurer une enquête, en modifier les paramètres, il suffit de la sélectionner.

Pour modifier les paramètres d’une enquête, il suffit de la sélectionner en cliquant sur son ID.

Une page de configuration s’affiche alors, composée des onglets suivants :

Importer

L’onglet « Importer » permet l'import d'un fichier de participants au format .csv

Il est conseillé d’importer le fichier, encodé en UTF-8, en .csv avec un « | » (=pipe) comme délimiteur. Evitez autant que possible les caractères spéciaux.

L’ensemble du texte doit être contenu dans une seule et unique colonne.

La première ligne est la ligne des intitulés. Elle doit impérativement comporter les éléments suivants ainsi nommés et dans le bon ordre : Nne|Firstname|Lastname|Gender|Birthdate|Email|Phone1|Phone2

Les attributs ou « Fields », plus ou moins nombreux, sont laissés au choix de l’administrateur.

Exemple d’un fichier contact contenant 4 attributs, le premier étant ici le type de diplôme :

Nne|Firstname|Lastname|Gender|Birthdate|Email|Phone1|Phone2|Field1|Field2|Field3|Field4

0103880365U|Julie|Dupont|F|20/08/1994|julie@gmail.fr|06.00.00.00.0|01.00.00.00.00|Master|Attribut2|Attribut3|Attribut4

0103880365X|Julien|Dupontel|H|20/07/1994|julien@gmail.fr|06.00.00.00.01|01.00.00.00.01|Licence professionnelle|Attribut2|Attribut3|Attribut4

Assurez-vous que chaque champ correspond bien à son entête et que les informations qui s’affichent pour les premiers individus ne présentent pas d’incohérences (caractères spéciaux, décalage, etc.).

ATTENTION ! Soyez vigilants ! Le champ « Nne » doit correspondre à l’entête « Nne ».

Lorsque le nombre d’enquêté.e.s est important, l’import peut prendre de longues minutes. Si le système rencontre une anomalie, un message d'erreur sur page blanche apparaît et la table n'est importée que partiellement.

Vous pouvez vérifier qu’il s’est bien déroulé :

-          En consultant la table des invitations dans LimeSurvey,

-          Et en générant des fiches « aléatoires » depuis CatiSurvey.

Il est fréquent de devoir effectuer l'opération à plusieurs reprises avant que l'import ne s'effectue avec succès. Entre chaque import, veillez à bien supprimer l'ensemble des participants depuis CatiSurvey. La suppression depuis LimeSurvey n'impactant pas CatiSurvey, vous risqueriez de créer des doublons au prochain import.

Exporter

L’onglet « Exporter » permet d’exporter les données, notamment les réponses des participants, l’historique des actions réalisées par les enquêteurs ou l’historique des rendez-vous pris avec les participants.

Synchroniser

L’onglet « Synchroniser » assure la synchronisation des données de CatiSurvey avec celles de LimeSurvey. Notamment utile en début de collecte téléphonique, il permet de s’assurer que toutes les réponses renseignées dans Limesurvey sont bien « impactées » dans Catisurvey (en clair que les participants ne seront pas contactés s’ils ont déjà répondu par la voie électronique).

Intitulés des champs de formulaire

Ici sont regroupées les variables de personnalisation de l'enquête :

• Le message de présentation de l'enquête lu par les enquêteurs en début d’appel,
• La durée de mise en sommeil d’une fiche, c’est-à-dire la durée pendant laquelle elle ne peut apparaître de nouveau,
• La durée pendant laquelle un nouvel envoi de mail de relance est impossible,
• Les heures de début et de fin de session de travail des enquêteurs,
• L'option de personnalisation des intitulés des différents champs des participants qui peuvent varier selon l’enquête (les 9 champs doivent être complétés) : par exemple, votre Attribut1 correspond au type de diplôme, attribuer « Type de diplôme » à champ1, etc. Si Attribut6 est une colonne vide alors lui attribuer un intitulé tel que « Champ6 » au champ correspondant afin de ne pas le laisser vide.

• Les champs de personnalisation du mail de relance : corps et signature du mail qui peuvent varier d’une enquête à l’autre.

  • Une partie du courriel étant prédéfini, le mail envoyé via Cati prendra toujours cette forme :

    Bonjour Prénom Nom, ¶ ¶

    Corps de texte ¶ ¶

    Pour commencer, cliquez sur l'adresse Web (URL) ci-dessous, ou effectuez un copier-coller de l'ensemble de l'adresse Web dans le champ d'adresse de votre navigateur : ¶ ¶

    Lien ajouté automatiquement ¶ ¶

    Très cordialement, ¶ ¶

    Signature

Enquêteur

L’onglet « Enquêteur » permet d'affecter les différents enquêteurs à l’enquête concernée. Important ! Si l’administrateur souhaite voir afficher l'enquête et son état d'avancement sur sa page d'accueil, il doit également penser à se cocher.

Statistiques

L’onglet « Statistiques » présente un résumé succinct de l’avancée de l’enquête.

Les refus et décès sont retirés des statistiques au fur et à mesure, impactant légèrement le taux de réponse annoncé par l'application.

Supprimer

L’onglet « Supprimer » offre plusieurs options possibles :

• « Supprimer l'enquête », qui supprime en une fois tous les participants de l'enquête.
• « Supprimer un participant », qui permet la suppression d'un seul participant, par son « Id ».

Rappel : Une suppression effectuée depuis LimeSurvey ne sera pas impactée sur CatiSurvey.

Vos enquêtes

L’onglet « Vos enquêtes » permet un accès rapide à la page de recherche d’une enquête.