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COMEX

Organes concernés

Type de procédures

Procédures (abrégés)

COMEX

Pilotage

  1. Envoi de l’ordre du jour par le Directeur exécutif LUE (au moins 15 jours avant la date de rencontre)
  2. Envoi des documents de l’ordre du jour pour validation et décision (au minimum 7 jours avant la date de la rencontre)
  3. Rédaction du compte- rendu de Comex (dans le mois pour validation au COMEX suivant)
  4. Rédaction de l’Info post-Comex (document public à destination des directeurs de laboratoires, composante, site internet) publié tous les deux mois
  5. Elaboration du compte-rendu de décision mis dans l’espace documentaire partagé puis envoyé aux directions opérationnelles.
   

COMEX

Pilotage - Programmes

  1. Proposition de lancement des programmes
  2. Analyse financière et d’opportunité du lancement du programme
  3. Validation par le COMEX
  4. Lancement et mis en place des modalités de réponse (Appel à Manifestation d’Intérêt) par la cellule opérationnelle LUE
   
   

 

DRH

 

DRH

Pilotage - Recrutement LUE (Personnel non-permanent)

  1. Validation par le COMEX du lancement du recrutement
  2. Rédaction de la fiche de poste
  3. Rédaction de la demande de recrutement
  4. Envoi des documents à la DRH et à l’Appui à la Gestion des Moyens de la Recherche
  5. Annonce et publication par les RH de recrutement sur les sites nationaux
  6. Retour des candidatures
  7. Sélection par le COMEX des candidats en phase 1
  8. Audition
  9. Validation du lauréat par le Comex

 

Cellule opérationnelle

Organes concernés

Type de procédures

Procédures (abrégés)

Cellule opérationnelle

Mise en place d’un projet validé en COMEX

  1. Validation du lancement de projet par le Comité exécutif LUE
  2. La cellule opérationnelle assure l’ingénierie financière du projet avec le porteur du projet (prévision financière)
  3. Le porteur du projet coordonne avec la cellule opérationnelle la réunion de concertation entre les différents acteurs du projet
  4. Elaboration du budget de projet
  5. Validation par la cellule opérationnelle
  6. La cellule opérationnelle saisit l’AGMR pour l’ouverture des éOTP (cf. procédure supra)
   

Cellule opérationnelle

PROGRAMME – APPEL A MANIFESTATION d’INTERET (AMI)

  1. Validation par le Comex de l’ouverture du Programme et de l’AMI
  2. Envoi de l’AMI à l’ensemble des personnels concernés (directeurs ,enseignants chercheurs, etc.)
  3. Ouverture de la plateforme électronique de dépôts des dossiers.
  4. Après la date limite de soumission : récupération des informations déposées + traitement + synthèse
  5. Envoi au directeur exécutif pour évaluation
  6. Le directeur exécutif envoie le document au Comex pour avis
   
Cellule opérationnelle + DRVPROJET - Mise en place des subventions

1/ Validation du Comité Exécutif LUE sur le projet demandé
2/ Envoi par la cellule du modèle plan de financement projet aux porteurs de projet
3/ Le consortium projet établit le plan de financement
4/ Retour du plan de financement vers la cellule LUE
5/ Vérification par la cellule LUE de la cohérence du PF

6/

Validation Cellule LUEInvalidation Cellule LUE
Phase 7Retour vers 3.


7/ La cellule LUE prépare les fichiers de demande de création éOTP et du plan de financement par partenaire.
8/ La cellule LUE remplit le fichier "database" avec les éléments financiers.
8/ Envoi des documents à l'AGMR (Mohamed BETTAHAR)
8a/ Cas d'une convention de reversement : Création de la convention de reversement et envoi de la convention de reversement à Laura Thirion (DRV) pour instruction
9/ Création des éOTP, CF et ouverture des crédits par Mohamed Bettahar
10/ Mohamed envoie un mail de confirmation d'ouverture des éOTP à la cellule et renseigne les fichiers excel de demande de création d'un éOTP avec les nouvelles données (MOYENS PARTAGES)
11/ Récupération de ces données par la cellule et remplissage du fichier "database" de suivi des projets

12/ Attribution d'un numéro de convention de reversement par DRV et création d'un Bon de Commande à joindre à la convention de reversement par la cellule. Mise à la signature du Président de ces 2 documents.
12/ La cellule LUE envoie les notifications d'attribution de subvention LUE aux différents partenaires du projet accompagnées de l’ensemble des documents de cadrage (Modalités d’intervention, règlement LUE, modalités de communication, de signature de publications scientifiques, etc.)

PROGRAMMES LUE

Organes concernés

Type de procédures

Procédures (abrégés)

Cellule opérationnelle + CS UL +

COMEX +

DRH

Professor@Lorraine

  1. L'appel à Manifestation d'intérêt (AMI) est envoyé aux directeurs de Composantes, directeurs de Pôles et directeurs de laboratoires, enseignants et enseignants-chercheurs par mail. L'information est également mise sur le site internet LUE
  2. Les invitants procèdent au dépôt du dossier de leur invité sur la plateforme électronique prévue à cet effet. En parallèle, l'invitant peut déposer le dossier de son candidat en suivant la procédure classique des professeurs invités UL.
  3. Lorsque l'AMI est clos, la cellule LUE procède à l'exportation de la base de données de la plateforme électronique. Un fichier synthétique consolidé et les dossiers déposés sont ainsi déposés sur l'application de Gestion Electronique de Document B'UL, accessible au Directeur exécutif LUE ainsi qu'aux membres du Comité Exécutif.
  4. Les dossiers passent en Conseil scientifique UL et sont évalués.
  5. La cellule opérationnelle LUE reçoit le procès-verbal du CS UL et le classement proposé
  6. Le Comité exécutif statue sur ce classement et propose les noms des P@L
  7. La cellule LUE réalise le compte-rendu de COMEX et le relevé de décision qui sont envoyés à la DRH UL pour commencer la procédure de recrutement.
  8. Les lauréats proposés par le COMEX sont mis à l'approbation du CSUL et du CA restreint qui valident définitivement les lauréats et les modalités d'accueil.
  9. La DRH établit les arrêtés de nomination des P@L et les adresse à la Cellule LUE
  10. La cellule LUE s'occupe de faire ouvrir, via l'AGMR,  l'éOTP du P@L et envoie l'arrêté de nomination, la notification de subvention LUE et la lettre officielle d'invitation à l'invitant, au directeur du laboratoire et au secrétariat général du laboratoire pour transmission à l'invité. NB : la lettre officielle d'invitation comporte une attestation d'engagement couvrant les problématiques de PI que l'invité doit retourner à la cellule LUE.  

PROCEDURE 2017-2018 - Ensemble des documents de la procédure

   

Cellule opérationnelle +

VP Formation / VP études doctorales

X-TRACKS

(Fil de l'eau)

  1. Réception d'un projet X-Tracks
  2. Avis du Directeur Exécutif LUE
  3. Définition des éléments de cadrage projet et budgétaire par la Cellule opérationnelle LUE
  4. Avis du Directeur Exécutif LUE
  5. Le Directeur Exécutif LUE saisit le vice-président UL thématique ainsi que toute personne pouvant apporter une expertise sur le projet
AVIS FAVORABLEAVIS DEFAVORABLE
  1. Le Directeur exécutif et la cellule opérationnelle soumettent au COMEX pour validation et lancement du projet
  1. La cellule opérationnelle LUE recontacte les porteurs de projet pour modification de leur projet et ressoumission ou non au COMEX

 

 

   
Cellule LUE + Ecoles doctorales + CLED + DRV

Thèse LUE (Goal = Doctorate)

1/ Les Ecoles doctorales communiquent à la cellule opérationnelle LUE le classement des candidats retenus pour les sujets ouverts à concours.

2/ Le Directeur exécutif LUE valide la qualité de la procédure de recrutement ou revient vers les ED si des compléments d'information sont nécessaires.

3/ La cellule opérationnelle LUE envoie la décision de validation à l'ED qui l'annonce au candidat.

4/ La cellule opérationnelle LUE met à jour un état des contrats doctoraux validés dans la B'UL (dossiers Moyens Partagés => DRH => These LUE => année de référence) consultables par la DRH et la DRV

5/ les Ecoles Doctorales annoncent aux candidats leur recrutement et réceptionne leur accord, leur communiquent les dossiers d’inscription directement, les centralisent puis les retournent à la DRH.

6/ La cellule opérationnelle LUE via l'AGMR procède à l'ouverture des éOTP des contrats doctoraux dans les laboratoires des directeurs de thèse.

NB : pour les laboratoires sous tutelle gestionnaire CNRS, l'AGMR veillera à ouvrir à la racine R01 pilotage un CF correspondant à la masse salariale des contrats doctoraux LUE. Pour ces contrats doctoraux, c'est la cellule opérationnelle qui saisira les nouveaux doctorants sur ARENA. Une demande de convention de reversement à hauteur de 45K euros pour les frais de fonctionnement sera adressée à l'AGMR via GECO.

7/ Pour les contrats hors unités sous délégation de gestion CNRS, le laboratoire d'accueil du doctorant est chargé de saisir les nouveaux doctorants sur Arena dès le mois de juillet. - Chaque gestionnaire de la DRH aura une Ecole Doctorale en gestion et le contact du/de la secrétaire de l’Ecole Doctorale pour tout échange concernant les nouveaux doctorants. - La DRH envoie les contrats de travail directement aux nouveaux doctorants. - Les avenants d’enseignements sont envoyés aux composantes pour signature auprès des doctorants chargés d’enseignements (DCCE). - La DRH vérifie, quant à elle, les autorisations de travail pour les doctorants étrangers, en lien avec la DRIE.

8/ La cellule opérationnelle envoie la notification d'attribution de subvention LUE à la référente administrative du contrat doctoral, copie dirLab et secrétariat de l'ED référente.


 

 

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